Job Description
Raison d'être :
L’Assistant(e) bilingue joue un rôle charnière au sein de notre structure en prenant en charge la gestion administrative. Il/elle participe à la fois au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise mais également au bon entretien de la relation clientèle.
Responsabilités :
1. Réception et traitement du courrier arrivée et départ
- Initiation de projet de lettre à la demande du Directeur : rédaction de lettres commerciales, note de service et ordre de mission
- Gestion du courriel
2. Traitement des chèques et virements nationaux et internationaux
3. Réception et traitements des factures fournisseurs, transit et transport
- Réception des factures dans
- S’assurer du suivi de la conformité des factures
- Traitement et transmission à la comptabilité
- Gestion de la petite caisse
4. Accueil, réception et assistance des visiteurs
5. Gestion des voyages internes et internationaux
- Réservation d’hôtels et hébergements
- Etablissement des ordres de missions
- S’assurer que les JMP sont établis
- Assurer les remboursements des frais de mission
- Demande de billets
- Challenger le plan de vol pour avoir le meilleur coût
- Procédure pour l’obtention de visa auprès des ambassades
- Programmer les rencontres dans Outlook
- Préparation de la salle de réunion
- S’assurer que la logistique est en place
- Prise des RDV pour le Comité de direction
- Gestion de l’agenda des Directeurs
- Apporte un Support pour l’organisation des évènements de la société
6. Assurer une bonne organisation du secrétariat des réunions et conférences internes et externes initiées ou accueillies par la société organisatrice
7. Donner du support dans toutes organisations
8. Classement et Archivage des documents.
Requirements
- De formation assistanat commercial ou assistanat de gestion, vous avez une expérience professionnelle de 2 ans minimum dans un poste similaire.
- Bonne expression orale et écrite
- Anglais courant
- Maîtrise du pack office
- Connaissance de JDE et SAP S4/HANA idéalement
- Discrète et courtoise
- Sens de l’organisation et esprit d’initiative
- Adaptabilité
- Apte à travailler sous pression
- Ponctualité
- Suivi des procédures, bonne organisation
- Sens des responsabilités
- Disponibilité
Date limite pour postuler : 27/11/2022
